Privacybeleid sollicitanten VRT

Leuk dat je wilt werken of een stage volgen bij VRT!

Wij hebben dit beleid opgesteld omdat wij in de loop van je sollicitatietraject bij ons gebruik maken van je persoonsgegevens. Het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt ruim ingevuld en omvat alle informatie waarmee jij als natuurlijke persoon geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar bent. Als we in dit beleid spreken van persoonsgegevens kan het dus gaan om je naam, je adres, je telefoonnummer, maar ook om informatie over je bekwaamheden en opleidingen, je diploma, de resultaten van je persoonlijkheids-en redeneertesten enzovoort.

Wij zullen deze gegevens met respect voor je persoonlijke levenssfeer en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving verwerken. Mits naleving van de toepasselijke regels en de voorwaarden die aan bepaalde verwerkingshandelingen worden gesteld, betekent dit onder meer dat we deze gegevens mogen bewaren, verzamelen, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verzenden, verspreiden, doorgeven, maar eventueel ook moeten wissen of vernietigen.

Deze gegevens zijn onder meer noodzakelijk voor het kunnen beoordelen van je kandidatuur, het organiseren van je sollicitatie en/of het bewerkstelligen van je selectie.

Wie is verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van deze gegevens?          

Wij, de Vlaamse Radio- en Televisieomroeporganisatie (of kortweg VRT), zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van je gegevens.

Wij zijn een nv van publiek recht, met maatschappelijke zetel te Auguste Reyerslaan 52, 1043 Brussel, ingeschreven in de KBO met nummer 0244.142.664.

Waarop is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid geldt voor de persoonsgegevens die wij van jou verzamelen en gebruiken in het kader van je sollicitatie bij VRT.

Waarop is dit privacybeleid niet van toepassing?

Dit privacybeleid is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens bij je eventuele aanwerving. Voor dergelijke verwerking zal het privacybeleid voor personeelsleden van VRT gelden.

Waarom verzamelt VRT mijn gegevens en op welke basis worden deze gegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden door VRT verwerkt voor het behandelen van je sollicitatie en dus om je te kunnen contacteren in het kader van je sollicitatietraject.

Het verkrijgen van deze gegevens is noodzakelijk opdat je een sollicitatietraject bij ons kan doorlopen. De verwerking van deze gegevens vindt dus plaats in het licht van een eventuele aanknoping (en desgevallend uitvoering) van een arbeids- of stageovereenkomst.

Deze verwerking omvat evenzeer het verzamelen van je gegevens in onze talentpool en een verwerking van je gegevens in het licht van eventueel toekomstige vacatures binnen onze organisatie waarvoor we iemand met jouw profiel zoeken.

Welke gegevens verzamelt en verwerkt VRT dan van mij?

In het kader van je kandidaatstelling verzamelt en verwerkt VRT in eerste instantie je identificatiegegevens, zoals je naam, voornaam, geboortedatum, je telefoonnummer, je persoonlijke e-mailadres, etc. In de loop van je sollicitatietraject kunnen ook gegevens zoals informatie rond je opleiding en de door jou behaalde diploma’s, je huidige beroep etc., worden verzameld en verwerkt. Deze verwerking omvat ook de informatie die jij zelf in je CV en/of je motivatiebrief bij het indienen van je sollicitatie hebt meegedeeld.

Omdat VRT de omroep is van en voor iedereen in Vlaanderen, wil zij de diversiteit binnen de maatschappij ook weerspiegelen in haar personeelsbeleid. Daarom vragen we je in je kandidaatprofiel op VRT Jobs ook bepaalde informatie op te geven over je afkomst wanneer je dit wenst (m.n. of je een ‘nieuwe Belg’ bent), je geslacht of een eventuele handicap. Meer info over ons diversiteitsbeleid vind je op: https://www.vrt.be/nl/over-de-vrt/opdracht/omroepthema-s/diversiteit/.

Welke verwerkingshandelingen zullen er met mijn gegevens worden gesteld?

Je  gegevens zullen o.a. worden verwerkt met het oog op:

  • het kunnen nagaan of jij een geschikte kandidaat bent voor onze vacature;
  • contact met jou te leggen om desgevallend je uit te nodigen voor een mondeling gesprek;
  • het kunnen verwerken van de resultaten van de persoonlijkheids- en redeneertesten die je eventueel zal afleggen;
  • het bewaren van een talentpool met kandidaten die een interessant profiel hebben voor onze organisatie;
  • etc.

Van welke bronnen verzamelt VRT mijn gegevens?

De persoonsgegevens waarover VRT beschikt kunnen afkomstig zijn van jezelf (zoals meegedeeld op het digitale platform van VRT Jobs, in je CV en/of motivatiebrief of via andere kanalen (zoals vb. LinkedIn) etc.) of kunnen door VRT in de mondelinge gesprekken die eventueel in het kader van je sollicitatietraject zullen plaatsvinden, worden verzameld. Ze kunnen ook afkomstig zijn uit de persoonlijkheids- en redeneertesten die je mogelijk zal ondergaan.

Welke derde partijen kunnen mijn gegevens ontvangen?

In de hierboven beschreven context kunnen wij (verplicht worden) je gegevens aan de volgende categorieën van ontvangers door(te)geven, wanneer dit noodzakelijk is voor eerder vermelde doeleinden. VRT zal met deze ontvangers de nodige contractuele afspraken maken.

Deze categorieën van ontvangers kunnen zijn:

  • Dienstverleners en partners: Wij geven je gegevens door aan de dienstverleners waarop we een beroep doen voor de levering van ondersteunende diensten, zoals specialisten in het kader van HR. Die dienstverleners krijgen toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel in onze opdracht en voor onze rekening op. Zij mogen je gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken en enkel zolang nodig is binnen de samenwerking.  Het kan dat we in sommige gevallen ook samenwerken met partners die voor bepaalde verwerkingshandelingen zelf de doeleinden bepalen waarvoor ze je gegevens zullen verwerken. Deze partners zullen dan als verantwoordelijke voor die verwerkingshandelingen worden beschouwd.
  • Overheid en autoriteiten We geven je gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht is. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een overheidsinstantie zoals de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening. Ook gerechtelijke instanties kunnen hieronder begrepen worden.
  • Elke ander partij die redelijkerwijze betrokken kan zijn bij het nastreven van één van de hoger vermelde doeleinden.

VRT zal deze gegevens in principe niet buiten de Europese Unie doorsturen.

In het geval dat VRT persoonsgegevens buiten de Europese Unie doorstuurt (vb. omdat onderaannemers of medewerkers op wiens diensten zij beroep doet zich daar bevinden) of in het geval dat deze gegevens op servers buiten de Europese Unie worden opgeslagen, en wanneer het daarbij gaat om landen die niet op de ‘witte lijst’ van de Europese Commissie staan, zal VRT ervoor zorgen dat er bij doorgifte aan derden of servers in zulke landen passende waarborgen getroffen worden opdat een adequaat niveau van beveiliging kan worden geboden voor de verwerking van persoonsgegevens, of dat deze doorgifte maar gebeurt in wettelijk bepaalde uitzonderingsgevallen of wanneer je je toestemming daarvoor hebt verleend. Doet VRT aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen?

Wij doen niet aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Heel concreet betekent dat dat we je gegevens nooit gebruiken om beslissingen te nemen zonder menselijke tussenkomst die rechtsgevolgen of verregaande gevolgen voor jou kunnen hebben.

Zo zullen de persoonlijkheids- of redeneertesten die je in het kader van je sollicitatie dient af te leggen en die aan de hand van gespecialiseerde software worden geanalyseerd, steeds door medewerkers of partners van VRT Jobs worden geïnterpreteerd.

De informatie die we via verschillende kanalen ontvangen, brengen we ook samen in een centrale talentpool. Deze talentpool zal enkel kunnen worden geraadpleegd door de voor de betrokken verwerkingsactiviteit bevoegde personen binnen VRT Jobs.

Hoe kan ik de gegevens controleren die VRT van mij heeft?

Op grond van de Europese privacy wetgeving heb je de volgende rechten, die je overeenkomstig de daarin bepaalde voorwaarden en modaliteiten kan uitoefenen:  

Recht op inzage

Onder de door de wet gestelde beperkingen heb je recht op inzage van je gegevens. Dat wil zeggen dat je mag navragen welke gegevens wij van jou hebben en hoe we die verwerken. Je mag daarbij informatie vragen over de doeleinden waarvoor we deze gegevens verwerken, wie deze gegevens ontvangt, waar wij deze gegevens vandaan hebben gehaald wanneer we ze niet rechtstreeks van jou hebben verkregen, en wat je rechten zijn met betrekking tot deze gegevens.

Je kan je verzoek daartoe elektronisch richten tot vrtjobs@vrt.be.

Binnen de wettelijk voorziene grenzen heb je ook het recht een kopie van je gegevens, die door VRT voor de in dit beleid genoemde doeleinden worden bewaard of opgeslagen, aan te vragen en te ontvangen. Dit kan natuurlijk enkel met respect voor de rechten en vrijheden van anderen, waaronder die van ons als organisatie. In voorkomend geval kunnen we voor eventuele bijkomende kopieën een redelijke vergoeding aanrekenen voor de dekking van de administratieve kosten die daarmee gepaard gaan.

Recht op rectificatie

Je hebt het recht op rectificatie van je gegevens. Het zou kunnen dat wij gegevens van jou hebben die niet (meer) juist zijn. Ben je verhuisd of heb je een nieuw e-mailadres? Dan kan je je gegevens eenvoudig laten aanpassen door daartoe je verzoek elektronisch te richten tot vrtjobs@vrt.be. We zullen je vraag dan zo snel mogelijk behandelen. 

Recht op wissing

Je hebt het recht op wissing van je gegevens in de gevallen waarin de wet dit toestaat, vb. wanneer de persoonsgegevens waarover wij beschikken niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of werden verwerkt, of wanneer je bezwaar maakt tegen ons gebruik van je gegevens (tenzij wij voor de verwerking daarvan dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen laten gelden). Als je wil dat we je gegevens niet langer bewaren of gebruiken, kan je je verzoek daartoe elektronisch richten tot vrtjobs@vrt.be. We zullen je vraag dan zo snel mogelijk behandelen en nagaan of we op je verzoek kunnen ingaan. 

Recht op beperking

Je hebt het recht op beperking van je gegevens. Je kan ons dus verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken. In dat geval blijven we je gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je meent dat je gegevens onjuist zijn en je niet wil dat we die gegevens nog verwerken totdat ze zijn aangepast. Je hebt dit recht ook wanneer de bewaring of het gebruik van je gegevens door ons onrechtmatig zou zijn, maar je niet zou willen dat we de gegevens verwijderen. We zijn wel niet altijd verplicht om aan dergelijke verzoeken tegemoet te komen. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

Een verzoek tot beperking van je gegevens kan je richten tot vrtjobs@vrt.be. We zullen je vraag dan zo snel mogelijk behandelen en nagaan of we op dit verzoek kunnen ingaan.

Recht bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens

Je hebt het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens. Dat wil zeggen dat je je kan verzetten tegen het verdere gebruik van je gegevens door ons. Je kan dit enkel doen wanneer je grondige redenen hebt die verband houden met je specifieke situatie. Wij zijn trouwens niet altijd verplicht om op een dergelijk verzoek in te gaan.

Je kan je bezwaar elektronisch indienen via vrtjobs@vrt.be. We zullen dan je vraag zo snel mogelijk behandelen en nagaan of we op je verzoek kunnen ingaan. 

Recht om je te verzetten

Je hebt het recht om je te verzetten tegen het gebruik van je gegevens voor andere verwerkingen waarvoor je uitdrukkelijk je toestemming hebt gegeven.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking van je gegevens op basis van jouw toestemming gebeurt, heb je het recht om deze toestemming in te trekken. Je kan de intrekking van je toestemming elektronisch kenbaar maken via vrtjobs@vrt.be.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Mits de door de wet gestelde voorwaarden vervuld zijn, kan je ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid uitoefenen. Dat recht biedt jou de mogelijkheid om persoonsgegevens vlot van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Wij zijn wel niet altijd verplicht om op dit verzoek in te gaan. Het respect voor de rechten en vrijheden van anderen en het vertrouwelijk karakter van onze bedrijfsprocessen staan hier ook centraal.

Hoelang bewaart VRT mijn gegevens?

Wij zullen je gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de vooropgestelde doeleinden en in het kader van je eventuele aanwerving.

We zullen je gegevens ook voor een periode van 2 jaar vanaf het indienen van je sollicitatie bewaren om je te kunnen contacteren in het licht van eventueel toekomstige vacatures waarvoor we je een interessante kandidaat zouden vinden, of vanaf een laatste betekenisvol contact.

We zullen je gegevens daarna wel nog bewaren voor de behandeling van mogelijke klachten of juridische geschillen die (on)rechtstreeks zijn gebaseerd op je sollicitatie, en dit tot het verstrijken van de bewarings- of verjaringstermijn van zulke eventuele vorderingen die de wet of andere regelgeving voorziet. In dat geval zijn je gegevens gearchiveerd en slechts beperkt toegankelijk. Na afloop van die bewaartermijn zullen je gegevens uiteraard definitief verwijderd of geanonimiseerd worden. 

Bij wie kan ik met verdere vragen of eventuele klachten rond privacy terecht?

Heb je ons privacybeleid volledig doorgenomen, maar nog geen antwoord op je vraag gevonden? Stel je vraag in verband met privacy dan via vrtjobs@vrt.be. Daar zullen wij je vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ook met een eventuele klacht kan je via deze weg bij ons terecht.

Bovendien heeft VRT ook een Data Protection Officer (DPO). Die persoon waakt over de bescherming van je gegevens bij VRT. Onze DPO staat je graag te woord via DPO@vrt.be.

Als je wil, kan je ook een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer informatie daarover vind je terug op hun website.

Kan dit privacybeleid veranderen?

Dit privacybeleid kan aangepast worden, als onze afspraken met jou of de geldende wetgeving dat vragen. Natuurlijk laten we je weten wanneer er belangrijke wijzigingen zijn, en zullen we je toestemming vragen als dat nodig is.